Het is op 5 januari 2017 precies 5 jaar geleden dat Smart Tenders werd ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het was een roerige tijd, midden in de crisis. Oprichter en eigenaar Roelf Houwing aan het woord: 'Als gevolg van aanhoudend slechte cijfers van mijn werkgever had ik begin november 2011 te horen gekregen dat ik op straat stond. Ik moest nog wat bakkeleien over mijn ontslagvergoeding, maar daar kreeg ik weinig energie van. Verder had ik gesprekken gevoerd bij een paar reïntegratiebureaus, maar die gaven me weinig hoop op een snelle transfer naar een nieuwe werkgever. Dus besloot ik de kans te wagen.
'Er was één kunstje waarin ik uitblonk, namelijk bidmanagement. Daarin had ik ruim 10 jaar ervaring, ik had alle beginnersfouten al een keer gemaakt en ik wist bijna zeker dat er een markt voor zou zijn.'
Roelf Houwing: 'Mijn vrouw stelde wel een belangrijke voorwaarde. Als ik voor de zomervakantie nog steeds geen klanten zou hebben, dan zou ik gaan solliciteren. Ze had een schrikbeeld, dat ik achter de geraniums zou komen te zitten terwijl zij zich een slag in de rondte werkte in haar massagepraktijk. Daar kan ik me iets bij voorstellen. Ook voor mijzelf was dat geen prettig vooruitzicht. Dus ik begon direct met alles wat ik maar kon verzinnen om aan klanten te komen.'
De eerste stappen
'Als eerste begon ik mijn netwerk zo snel mogelijk uit te breiden', vertelt Roelf Houwing 'Iedereen die ik kende maakte ik lid van mijn LinkedIn netwerk. Dat waren natuurlijk erg veel oud-collega’s. Dat leverde op korte termijn natuurlijk geen klanten op, maar achteraf ben ik wel blij dat ik het gedaan heb. Het verloop bij mijn oud werkgever was zodanig, dat veel van die oud-collega’s inmiddels nu bij andere bedrijven werkzaam zijn en af en toe levert me dat weer nieuwe contacten op.'
Verder bouwde Roelf ook zijn eerste website en schreef hij een e-book over zijn aanpak van bidmanagement. 'Die eerste website bleef me wel een tijdje bezighouden, want het duurde even voordat ik de teksten en de indeling scherp had', legt Roelf uit 'Dat proces hoort bij iedere startende onderneming. Maar uiteindelijk had ik mijn aanbod er toch helder op staan. Ik herinner me dat ik door een recruiter werd gevraagd of ik ook als inkoper kon worden ingehuurd. Dat leek aantrekkelijk, want ik zou ook best bestekken kunnen schrijven voor een aanbesteding en ik had nog geen enkele klant, maar ik heb het niet gedaan. Ik wilde een helder profiel, geen twee verschillende petten. Mijn specialiteit was aanbieden, offertes maken en inschrijven op aanbestedingen. Ik moest dat niet vermengen met inkopen.'
Netwerken
Verder ging Roelf allerlei netwerkbijeenkomsten af. Open koffie, bitterballenborrel, BNI ontbijtjes, etc. Daar werd hij pas écht triest van. 'Wat gaat daar een tijd in zitten!', zegt Roelf 'En wie komen daar op af? Allemaal mensen in soortgelijke omstandigheden als ikzelf. Ik kon ze niet helpen, want ik had geen opdrachten voor ze en anderzijds hadden ze mij ook vrijwel niets te bieden. Nu ben ik misschien ook niet zo’n goede netwerker. Ik krijg geen zaken voor elkaar onder dergelijke omstandigheden. En misschien had ik er ook verkeerde verwachtingen van. Gezellig allemaal, maar wat mij betreft zeer inefficiënt.'
Samenwerken
In februari stapte Roelf naar Cinfield, een concurrent, om eens kennis te maken en om te kijken of zij iets aan elkaar zouden kunnen hebben. 'Ik vertelde dat ik net begonnen was en dat ik hard bezig was om klanten te werven, maar dat ik een probleem voorzag. Namelijk dat als meerdere klanten mij gelijktijdig zouden vragen om te komen helpen bij een offerte of aanbesteding, ik misschien “Nee” zou moeten zeggen tegen een van die zwaar bevochten klanten', vertelt Roelf 'Rick Uringa en Alexander Reuvers waren echter al een paar jaar bezig met hun bedrijf en het begon zo goed te lopen dat zij meer werk binnenhaalden dan ze zelf aankonden. Dus we ontmoetten elkaar op precies het goede moment. Via Cinfield kreeg ik mijn eerste opdrachten en het angstbeeld van mijn vrouw verdween. Nog altijd bellen we elkaar af en toe als we een opdracht niet zelf kunnen uitvoeren. Ondertussen bleef ik ook mijn eigen opdrachten acquireren.'
Roelf zijn netwerk met concurrenten breidde zich verder uit. Naast Cinfield onderhield hij ook goede contacten met TenderSucces, het bedrijf van Inge van Laarhoven. 'Ook met TenderSucces kon ik uitstekend schakelen als ik zelf een opdracht niet kon uitvoeren', aldus Roelf.
Bloggen
In de zomer van 2012 schreef Roelf zijn eerste blog. 'Bloggen bleek mijn beste acquisitiekanaal te worden. Hoe meer artikelen ik publiceerde, hoe vaker het voorkwam dat iemand me belde', legt Roelf uit 'In het begin publiceerde ik alleen maar op mijn eigen website, naderhand kwamen er meerdere platforms bij, zoals multiraedt.nl en verkopersonline.nl. Elke keer als ik iets gepubliceerd had, maakte ik er zoveel mogelijk lawaai omheen in LinkedIn groepen, op Twitter en op Facebook, om maar meer traffic te genereren naar mijn website. Elke keer als ik een opdracht succesvol afgesloten had schreef ik een juichend artikeltje over de gewonnen aanbesteding of offerte en feliciteerde ik mijn klant. En het werkte. Mensen begonnen me te herkennen, ze zagen dat Smart Tenders een blijvertje zou worden. Oud-collega’s, die aanvankelijk een beetje afwachtend waren, begonnen me te tippen.'
De aanpak van Roelf
Inmiddels heeft Roelf honderden grote en kleine opdrachten uitgevoerd. 'Ik heb bij diverse bedrijven een tijdje op hun tenderdesk mogen werken', zegt Roelf 'Mijn methodiek is verder geëvolueerd tot een werkwijze die bij elke klant eenvoudig toepasbaar is. Mijn aanpak was in eerste instantie een kopie van het aanbiedingsproces bij mijn oude werkgever, maar al snel bleek dat je die werkwijze niet zomaar kon gebruiken voor allerlei andere branches.' Hij moest een proces ontwerpen, dat hij flexibel kon aanpassen voor verschillende klanten en dat toegesneden kon worden op de situatie en omstandigheden. 'In het voorjaar 2016 heb ik al mijn ervaring gebundeld in een boek. Dat boek, “Winnen met aanbestedingen en offertes”, is sinds september op de markt. Een groot deel van het boek beschrijft die flexibele aanpak. Daarnaast gaat het over het vinden van het onderscheid. Hoe je van een goede offerte een onderscheidende en winnende offerte maakt', aldus Roelf.
Dynamiek
'In de 5 jaar van Smart Tenders zijn er een paar belangwekkende ontwikkelingen geweest, en in de volgende 5 jaar zullen er ongetwijfeld meer volgen', vertelt Roelf 'De eerste belangrijke ontwikkeling was de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 en de bijbehorende Gids Proportionaliteit. De tweede was de opkomst en teloorgang van Best Value Procurement, een inkoopmethode waar ik in eerste instantie best enthousiast over was, maar waaraan ik inmiddels ook forse nadelen zie. Inmiddels sta ik bekend als een notoire mopperaar als het over BVP gaat. De P van Procurement is inmiddels uit de afkorting BVP verdwenen en daar ben ik blij mee. De meest recente ontwikkeling is de herziening van de Aanbestedingswet en van de Gids proportionaliteit. In de komende periode gaan we nieuwe procedures zien, zoals het innovatiepartnerschap. Kun je nagaan wat er in 5 jaar tijd allemaal is gebeurd. Het vak van bidmanagement is voortdurend in ontwikkeling en ik hoop dat ik er met mijn boek een positieve bijdrage aan heb kunnen leveren.'
Studiedag
In het voorjaar 2017 organiseert Smart Tenders een studiedag. De datum en de onderwerpen zijn nog niet helemaal bekend, maar de meest recente blogs van Roelf op LinkedIn geven wel een indicatie. Hou zijn blogs dus in de gaten!